Focus sur le métier d’Office Manager

Comme tous les mois, notre team Scale You Up décrypte pour vous un des métiers exercé en startup. L’objectif ? Comprendre un peu mieux ce qui se joue derrière des intitulés de CEO, COO, CTO … Et pour continuer notre série d’articles un peu spéciaux, et après avoir parlé du métier d’Head Of Growth, on poursuit avec le métier d’Office Manager. Qu’est-ce que c’est concrètement ? Comment le devient-on ? On posera 3 questions à notre Office Manager préférée chez Scale You Up, notre Sarah internationale ! Prêt(e)s ? On vous dit tout !


Que fait concrètement un.e Office Manager ?


Dans l’univers hyper concurrentiel des startups, les CEO / COO ont besoin de se concentrer sur leur cœur de métier, de rester focus et d’éliminer tout le superflu. Pourtant, la gestion des équipes et du quotidien doit se faire 🤔. C’est dans ce contexte bien précis que le métier d’Office Manager prend tout son sens 🙌🏻.

L’Office Manager (ou OM) est un couteau-suisse, une sorte de mix entre un gestionnaire administratif et un bras droit de direction. C’est un métier d’assistance et de service qui a pour rôle de veiller à la qualité de vie au travail et au bien-être des salariés 🥳. Dit comme ça, la palette des missions exercées peut être très large (et c’est le cas !) : organisation du workspace (fournitures, mobilier, livraison, courrier…), comptabilité, recrutement (réception de CV, suivi des dossiers …). En fait, tout dépend de la startup 🤓.

Dans une structure dimensionnée et organisée, l’Office Manager fera office de bras droit et gèrera des tâches stratégiques, de haut niveau, liées au juridique ou à la gestion comptable. Il déchargera son manager et lui fera gagner un temps précieux. Dans une structure plus réduite, il aura des missions plus variées mais moins "stratégiques" (quoi que, tout reste important en startup 😎).


Dans tous les cas, un Office manager est multitâche, ultra polyvalent et indispensable en startup tant il facilite le quotidien des dirigeants et des équipes ❤️ !


Sa journée type ? Il n’en a pas ! Ses missions sont déterminées en fonction des priorités et des urgences en cours. Autant dire que son sens des priorités et sa gestion du stress doivent être en béton armé 🔥 !


Son périmètre d’action varie (vous l’avez compris). Voici plus en détail une partie de ce qu’il peut gérer :

  • Les services généraux : gestion du courrier, administration des stocks, gestion du mobilier et fournitures / matériel de bureau

  • L’organisation d’évènements : after work, team building, workshop

  • La cohésion d’équipe : veille à créer une ambiance de travail motivante avec une atmosphère positive

  • La gestion des salariés : gestion des congés, aide au recrutement, formation des new comers



Comment devient-on Office Manager ?


Il n’existe pas de diplôme type pour devenir Office Manager. C'est un métier accessible à tous 👌🏻. Toutefois, on conseille d’avoir au minimum un Bac +2, de préférence dans l’assistance managériale (oui, ça parait logique). L’idée est de pouvoir développer des compétences utiles et nécessaires pour bien remplir la palette de missions confiées. D’ailleurs, en parlant de compétences, voici la liste de celles qui nous paraissent indispensables :


Hard Skills :

  • Bureautique

  • Gestion administrative

  • Méthodologie projet


Soft Skills :

  • Autonomie

  • Sens des priorités

  • Adaptabilité

  • Empathie

  • Sens du relationnel

  • Polyvalence

  • Réactivité

Est-ce que vous en voyez d’autres 🤩 ?


Pourquoi l’Office Manager est indispensable en startup ?


Les défis et les enjeux auxquels sont soumis les CEO de startup sont colossaux 💪🏻. Ils veulent développer leur vision, concrétiser leur projet d’entreprise, faire de la croissance. Pourtant, les journées ne font que 24H 😱 ! Un Office Manager est un peu le joker dans un jeu de carte, un atout qui permet de gagner en temps, en efficacité et en sérénité.


Il est capable de :

  • répondre à quasiment n’importe quelle question, c’est la mémoire vivante de la startup

  • faire plusieurs choses en même temps, multitâche est sa qualité principale

  • booster les troupes dans n’importe quelle circonstance, il est maître d’ambiance

  • donner du feedback en temps réel sur différents indicateurs capitaux

  • gérer toutes les tâches dont vous n’avez pas le temps de vous occuper


3 questions à notre Office Manager de choc : Sarah


Chez Scale You Up, nous connaissons bien le métier d’Office Manager puisque Sarah nous a rejoints il y a quelques semaines. Son rôle ? Comme nous l’avons dit précédemment :

  • Faire gagner du temps à notre CEO, Emmanuelle🙏🏻

  • Veiller au bien-être du reste de l’équipe 😍

Elle répond sans plus attendre à 3 questions sur son métier.



Quel est ton quotidien chez Scale You Up ?


Je ne sais pas si je peux parler de quotidien car ce qui est bien dans ce métier et chez Scale You Up, c'est que les jours ne se ressemblent jamais! Ma journée se construit en fonction des priorités qui sont à l'ordre du jour et des besoins de mon équipe. Il peut très bien m'arriver de préparer l'onboarding d'un new comer, le lendemain organiser un évènement d'équipe puis basculer le surlendemain sur des dossiers administratifs. En bref, je n'ai pas le temps de m'ennuyer !


Pourquoi es-tu devenue Office Manager ?


C'est une bonne question! En réalité, c'est la première fois que j'occupe ce poste!


Issue d'une formation RH assez généraliste au départ, j'ai occupé pendant deux ans la fonction d'assistante RH dans une PME dédiée aux services à la personne. Après une pause dans mon parcours professionnel, j'avais envie de découvrir de nouvelles choses, j'ai donc saisi l'opportunité. En tant qu'OM j'apprends tous les jours! C'est un métier plein de ressources qui demande de la polyvalence, de la curiosité et surtout beaucoup de contact humain. J'aime me sentir utile et surtout veiller au bien être de mes collaborateurs !


Qu’est ce qui rend Scale You Up unique ?

Sans hésiter, l'équipe ! Je suis hyper reconnaissante d'être entourée d'une équipe si bienveillante et drôle ! Jamais je n'aurais pensé pouvoir travailler dans cette ambiance ! On vient tous d'horizons totalement différents, et on a des caractères différents, mais c'est notre diversité qui fait notre richesse et qui fait que l'on passe des moments de qualité en équipe !


Nous arrivons déjà à la fin de cet article et on espère que ça vous a vraiment plu 🤩c! Le mois prochain, nous ferons un focus sur le métier de Talent Acquisition Manager. En attendant, pour rencontrer les meilleur(e)s Office Managers de l’univers startup, faites appel à Scale You Up 🚀 !




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