Startup : La checklist ultime pour réussir votre onboarding

Ce n'est un secret pour personne, la phase d'intégration est décisive pour toutes les entreprises qui recrutent. Les premiers jours, voire les premières semaines, sont absolument déterminants pour la réussite dans la prise de poste et l’adoption dans l'équipe de la future recrue. Parce que le recrutement et les startups sont nos sujets d'expertise chez Scale You Up, nous vous avons préparé une checklist ultra-complète pour réussir vos futurs onboarding. Ne venez pas gonfler les statistiques des entreprises qui ont raté cette étape et ont fait fuir une partie de leurs talents 😏.




Pourquoi l’onboarding est si important en startup ?


On ne vous apprend rien, la croissance des startups passe généralement par l'acquisition de nouveaux talents 🚀. Le recrutement est vital pour pérenniser et développer l'activité de l’entreprise. Bien souvent, les entreprises se focalisent sur la partie Acquisition de Talents ou Recrutement (si vous ne connaissez pas encore la différence entre les deux, on vous invite à aller lire notre super article sur le sujet), au détriment de la partie intégration.


Il peut arriver que par manque de préparation, manque de temps, ou manque de ressources (ou les 3 😅), cette partie soit négligée voir bâclée et apporte son lot de frustration et de déception pour les nouveaux arrivants. C'est dommage quand on sait que 45 % des démissions ont lieu dans les 6 premiers mois, et qu'un onboarding raté peut coûter plus de 7000 €.




Alors voilà, l'onboarding de ses nouvelles recrues ne sert pas juste à leur souhaiter la bienvenue, et à leur remettre les traditionnels goodies. Les bienfaits de l’intégration sont plus stratégiques que ça. En voici quelques exemples :


Une nouvelle arrivée dans une start-up ne concerne pas juste le N +1 du nouvel embauché. C'est toute l'entreprise, tous les départements, qui sont concernés et qui doivent être impliqués et responsabilisés dans ce processus d’accueil.


Soigner l'intégration d'une nouvelle recrue, c'est aussi permettre d'accélérer son intégration au sein de l'équipe. Si vous arrivez à créer un parcours au sein duquel le nouvel embauché pourra rencontrer et échanger avec les différents membres de la startup, vous allez rapidement créer de la proximité de la complicité, donc un engagement plus rapide.


Le fait d'avoir une idée claire dès le début du rôle de chacun, permet de mieux trouver et prendre sa place. Savoir à qui s'adresser quand on a une question, connaître les interactions entre les différents services et départements de l'entreprise, est une étape indispensable pour sa propre montée en compétences.


L'onboarding c'est aussi une façon simple et directe de se voir transmettre la "culture fit » de la startup, et de diminuer son temps d'adaptation. Opérationnellement plus rapide et socialement mieux intégré, le combo parfait.




Maintenant que vous avez compris tout l'intérêt d'un bon onboarding, comment être sûr de ne rien oublier pour préparer le jour J, et les jours qui suivent comme il faut ?


Les basiques d’un onboarding réussi


Nous sommes bien conscients que chaque entreprise est unique et possède son propre ADN. D’ailleurs, votre entreprise dispose peut-être déjà de son propre programme « Welcome » (mais alors que faites-vous là 🙃?!). Quoi qu'il en soit, libre à vous de mettre en place les étapes qui vous semblent les plus pertinentes. Dans cette partie nous voulions simplement vous partager les basiques d'un onboarding réussi.


Le pré-onboarding


Non vous ne rêvez pas, on parle bien de pré-intégration, et vous allez très vite comprendre. Parfois entre le moment où vous faites signer le contrat de travail à votre nouvelle recrue et son intégration directe dans votre entreprise, il peut se passer plusieurs semaines, voire plusieurs mois. C'est là qu'intervient la phase de pré-onboarding. Vous allez commencer à créer des contacts réguliers avec votre nouvel embauché. Il ne fait pas encore partie physiquement de l'entreprise, mais vous lui montrez que vous lui accordez déjà une place très importante.


Exemples :

  • Lui envoyer à son adresse un Welcome Pack

  • Lui adresser des sms pour prendre des nouvelles

  • L’inviter à des évènements d’entreprise (formels et/ou informels)

  • Lui proposer de déjeuner avec les membres de l’équipe avant son arrivée


La checklist admin / RH


Qui n'a jamais pris son poste de travail sans avoir de problème de matériel ou d'accès à sa boîte mail ? Cela peut paraître anodin, pourtant une bonne intégration passe aussi par le bon accomplissement des tâches RH administratives classiques. Entre passer sa journée à traiter des problèmes matériels ou passer sa journée à réellement démarrer son intégration, nous pensons que le choix est vite fait !


Le mieux est encore de créer une checklist qui centralise l'ensemble des tâches administratives devant être réalisées avant le jour J :

  • Créer une adresse mail

  • Donner les accès sur l'ensemble des outils de l'entreprise (slack, teams, nos chaînes…)

  • Faire faire un badge si nécessaire

  • Créer le dossier administratif de collaborateurs et le transmettre au service paie

  • Réaliser la déclaration préalable à l'embauche auprès de l’URSSAF

  • Programmer la visite d'information et de prévention (anciennement visite médicale) qui est obligatoire dans les trois mois après l’embauche

  • Remplir le registre unique du personnel

  • Commander tout le matériel nécessaire (ordinateur, double écran, téléphone portable, carte de visite…)

  • Agencer le nouveau bureau du collaborateur pour qu'il soit prêt pour le jour J

  • Prévoir un mail FAQ pour répondre à toutes les questions que pourrait se poser le nouvel entrant (heure d'arrivée, dressing code, stationnement, déroulé de la première journée…)

  • Anticiper dans l'agenda les points individuels avec les autres collaborateurs de l'entreprise pour faciliter l'intégration du nouvel embauché, prévoir d'éventuelles sessions de formation, ou événements d’entreprise

  • Informer vos collaborateurs en amont de l'arrivée d'un nouveau salarié avec quelques éléments de présentation comme sa photo, son parcours, le poste occupé…

  • Identifier un Buddy ou un parrain chargé d'accompagner tout au long de ses premiers pas le nouvel embauché


Les petits + qui font la différence


Votre processus d'onboarding va évoluer et se perfectionner dans le temps, c'est certain. Maintenant que vous avez une idée du minimum standard, voici quelques conseils supplémentaires pour réellement faire la différence et marquer les esprits de vos new comer.




Demander du feedback


Entre ce que vous pensez bien faire et la réalité, une nuance peut subsister. La seule façon de vous assurer que vos actions ont bien été appréciées et efficaces est de faire le point avec chaque new comer. Il fut un temps où des managers demandaient un rapport d’étonnement pour avoir une vision extérieure et objective, cela peut être une bonne entrée en matière.


Impliquer l'ensemble de l'entreprise


De la même manière que le recrutement n’est pas l’exclusivité des recruteurs, l’onboarding n’est pas réservé au N+1 du salarié. Par définition, plusieurs services sont concernés (recrutement, direction, paie…). Peu importe le degré de maturité ou la taille de votre startup, vous devez vous assurer que tous les membres de l’équipe réserve un accueil chaleureux aux nouveaux entrants.


Standardiser pour optimiser


Il parait important d’automatiser le maximum d’actions possibles comme par exemple créer des templates de mail ou de documents internes, ou intégrer votre checklist dans des outils collaboratifs comme Trello, Notion ou Asana. L’idée n’est pas de perdre en attention ou spontanéité mais de gagner du temps là où c’est possible et de limiter le risque d’erreurs.


Nous savons pertinemment que vous avez envie d'intégrer le mieux possible vos futures recrues. Parfois vous avez du mal à les recruter (sauf si vous avez fait appel à nous), et vous avez conscience que l'intégration est un moment décisif. Si vous n'avez pas encore de processus d'intégration défini, commencez par maîtriser les basiques et faites-les évoluer au fur et à mesure des expériences et des retours. Notre ultime conseil sera le suivant : partagez votre enthousiasme et votre vision ! Cela fait sûrement partie des raisons pour lesquelles vos new comer ont eu envie de faire partie de votre aventure.

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